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Un sistema digitale integrato per la PA con le Google Apps

Applicazioni nell’Istituzione scolastica per l'organizzazione amministrativa
Ritratto di demetrio.caccamo@gmail.com

Demetrio Caccamo
il 19/05/2014

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Attraverso l’implementazione delle Google Apps nella PA, nel caso specifico l’istituzione scolastica, si è sviluppato un sistema digitale per i fini specifici inerenti la dematerializzione, l’amministrazione trasparente, il recovery dei dati e la facilitazione sia front-end che back-end dell’interoperabilità con i contenuti. Tale progetto, pensato ed attuato per le scuole, in quanto istituzioni pubbliche, può essere replicato anche in altre Pubbliche Amministrazioni.

Obiettivo
La realizzazione di un servizio digitale utile e semplice da usare nella Pubblica Amministrazione come le Google Apps ha dato il via al progetto. L’obiettivo principale è volto al raggiungimento di risultati in termini di efficienza ed efficacia sia nella erogazione dei servizi digitali sia nella loro fruizione.
Tecnicamente si tende a facilitare l’immissione dei contenuti e la loro condivisione da parte degli operatori oltre che a renderli facilmente raggiungibili dagli utenti anche tramite una diretta ed immediata interazione con il sito web dell’Istituzione.
La naturale conseguenza è il miglioramento della comunicazione interna ed esterna dell’organizzazione della PA in termini di qualità, tempestività, semplicità, accessibilità ed usabilità. 

Risultati conseguiti
Tutto il personale, attraverso il proprio account, è in possesso di spazio nel cloud delle Google Apps, con il quale interagisce preliminarmente con la mail istituzionale facilitando la rete comunicativa interna.
Il personale amministrativo provvede a pubblicare  contenuti all’interno di cartelle condivise sia con gli appartenenti all’organizzazione sia in spazi predefiniti e destinati alla visualizzazione sul sito web dell’Istituto.
I calendari degli impegni per il personale e gli eventi dell’Istituto vengono condivisi e pubblicati. Interessante è il servizio di prenotazione aule con lo stesso sitema Calendar di Google.
Docenti, personale ATA e genitori degli alunni ricevono in tempo reale - e con tutti i tipi di dispositivo (PC, tablet, telefonino) - le comunicazioni, tra cui le circolari, delle quali si può sia prendere visione che ratificare con la firma online. I dati sono automaticamente raccolti e manipolati dal personale amministrativo.
Con queste operazioni si persegue il fine della dematerializzazione che porta altresì al cambiamento. Niente più carte da far girare e firmare. Il tutto avviene in qualsiasi momento anche fuori dagli spazi e dai luoghi di lavoro.
L’area di amministrazione trasparente fa riferimento allo stesso cloud.
I docenti hanno la possibilità di gestire spazi e materiali anche solo a fini didattici. 

Attività
Dopo l’implementazione delle Google Apps seguono dei momenti di incontro con gli operatori dell’organizzazione scolastica, nella fattispecie lo staff della multimedialità, all’interno dei quali si individuano la/le figura/e di riferimento istituzionale (primo approccio alla e-leadership). Lo scopo degli incontri è duplice: 
- una restituzione tecnica dei contenuti relativamente alla strutturazione e dimensionammento degli stessi sia all’interno del cloud delle Google Apps che sul sito web; 
- un’analisi della propensione al cambiamento di tutta l’istituzione ed i conseguenti percorsi per la realizzazione di nuove modalità per interfacciarsi con essa.
Dopo aver definito l’impianto, ad un momento di presentazione seguono adeguati e mirati step formativi:

  • per gli operatori che interagiscono sui contenuti amministrativi;
  • per tutto il personale ai fini dell’utilizzo degli strumenti in loro possesso (e-mail, drive, calendar, ecc…) e per stimolarne l’applicazione anche da un punto di vista didattico.
  • per l’e-leader ed il suo staff per pianificare scelte future e per analizzare i risultati ottenuti nel medio e lungo periodo.

Modalità di attuazione
Si rende necessario uno spazio web ad hoc con possibilità di gestione dei DNS. Solo successivamente si può implementare l’impianto delle Google Apps business, nel caso specifico la versione educational, gratuita per le istituzioni scolastiche http://www.google.it/intx/it/enterprise/apps/education/
La formazione iniziale consente alla Scuola di prendere confidenza con il nuovo impianto e, di seguito, consolidare le esperienze tra i vari livelli e figure.
Si prevede un periodo di transizione nel quale i nuovi strumenti digitali sostituiscono gradatamente le strutture preesistenti (cartaceo, bacheche, albi, ecc...)
Periodicamente si deve prevedere una restituzione, anche attraverso sondaggi online, di criticità da sanare e una raccolta dati di customer statisfaction per tutto il personale estesa anche ai vari stackeolders.
 
Destinatari
Personale dell’istituzione scolastica
Famiglie, genitori di studenti, rappresentanti di classe e di istituto.
In termini di efficacia e di efficienza il progetto vede la sua validità nei processi di rendicontazione di fine ciclo (es. anno scolastico) quando, anche in termini economici si parametrizzano i risultati con gli anni precedenti anche e solo relativi al consumo di carta e materiali. Riguardo il miglioramento della comunicazione interna ed esterna saranno i risultati derivanti dalla somministrazione dei questionari mirati a restituire le dovute indicazioni sulla accessibilità, usabilità e tempestività anche per riprogettare in modo continuo una struttura già di per sè dinamica.

Indicatori
Il progetto è attivo, dall’anno scolastico 2013/14 presso i seguenti Istituti
Liceo Statale “Maffeo Vegio” Lodi 
I.C. III Circolo Lodi 
I.C. “della margherita” Vizzolo Predabissi (MI)
In ciascuna istituzione scolastica sono coinvolti: il Dirigente Scolastico, il personale di segreteria e ATA in generale, i docenti, le famiglie, i rappresentanti dei genitori eletti negli organi istituzionali.
Già molte classi sono attive per l’utilizzo dell’impianto delle Google Apps anche per fini didattici, repository di materiali, comunicazioni, ecc...

Costo €: 
500.00
Territori interessati: 
Emilia Romagna
Lombardia
Tipo di promotore: 
Soggetto pubblico
Realizzato da: 
Soggetto privato appartenente all'Amministrazione